Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Florian Lammers, Westerhuesweg 25, 46348 Raesfeld, Deutschland. E-Mail: business@sayvio.de
2. Arten der verarbeiteten Daten
- Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse)
- Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
- Kommunikationsdaten (Gesprächstranskripte bei Nutzung des KI-Telefonassistenten)
- Zahlungsdaten (verarbeitet durch unseren Zahlungsdienstleister, nicht bei Sayvio gespeichert)
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
4. KI-Telefonassistent — Wichtige Hinweise
Bei der Nutzung unseres KI-Telefonassistenten werden Telefonanrufe verarbeitet. Anrufer werden am Gesprächsbeginn darüber informiert, dass:
- das Gespräch mit einer KI geführt wird (gemäß EU AI Act)
- vom Gespräch ein Text entsteht, der protokolliert wird
Es wird keine Tonaufnahme des Gesprächs gespeichert. Verarbeitet und aufbewahrt wird ausschließlich der Text.
Anrufer haben das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. In diesem Fall wird das Gespräch beendet und der bis dahin entstandene Text gelöscht.
Wo verarbeitet wird: Unsere Server stehen in Deutschland. Die Spracherkennung und die Verarbeitung durch das Sprachmodell erfolgen durch Auftragsverarbeiter in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Für die Sprachsynthese (die Stimme des Assistenten) setzen wir zusätzlich einen Dienstleister mit Sitz in den USA ein; übertragen wird dabei ausschließlich der Text, den der Assistent spricht — nicht die Äußerungen des Anrufers. Einzelheiten zum Drittlandtransfer finden Sie unter Ziffer 7.
5. Hosting und Infrastruktur
Unsere Dienste werden in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Der Betreiber ist nach ISO 27001 zertifiziert; mit ihm besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Schriftarten: Alle verwendeten Schriftarten werden lokal von unseren Servern ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern; bei Seitenaufruf wird keine IP-Adresse an Dritte zur Schrift-Auslieferung übertragen.
6. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Wir geben personenbezogene Daten an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter weiter, die für uns nach Art. 28 DSGVO weisungsgebunden tätig sind. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Es findet kein Verkauf und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Folgende Kategorien von Empfängern sind beteiligt:
- Hosting und Rechenzentrum — Betrieb der Server, Deutschland
- Datenbank und Authentifizierung — Speicherung der Konto- und Gesprächsdaten, EU-Region
- Spracherkennung und KI-Verarbeitung — Umwandlung des Gesprochenen in Text und dessen Verarbeitung, Rechenzentren in der Europäischen Union
- Sprachsynthese — Erzeugung der Assistenten-Stimme, Anbieter mit Sitz in den USA (siehe Ziffer 7)
- Telefonie und Rufnummern — Herstellung und Vermittlung der Telefonverbindung, EU
- Zahlungsdienstleister — Abwicklung von Zahlungen, EU
- E-Mail-Versand — Zustellung von Benachrichtigungen und Rechnungen, EU
- Terminbuchung — Abgleich und Anlage von Terminen, sofern von Ihnen genutzt
- Nachrichtenversand an den Betrieb — Zustellung von Kurzmitteilungen über WhatsApp, sofern vom Betrieb genutzt; Anbieter mit Sitz in den USA (siehe Ziffer 7)
Die Namen der eingesetzten Auftragsverarbeiter nennen wir Geschäftskunden im Auftragsverarbeitungsvertrag. Betroffene Personen erhalten sie auf Anfrage unter business@sayvio.de.
7. Datenübermittlung in Drittländer
Zwei Teile der Verarbeitung erfolgen durch Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika:
- Sprachsynthese — die Erzeugung der Assistenten-Stimme. Übertragen wird ausschließlich der Text, den der Assistent spricht, nicht die Äußerungen des Anrufers.
- Nachrichtenversand an den Betrieb — sofern der von uns betreute Betrieb Benachrichtigungen über WhatsApp erhält. Übertragen werden dabei die Rufnummer des Anrufers sowie eine Kurzfassung seines Anliegens.
Beide Übermittlungen sind auf die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO gestützt; ergänzend werden technische und organisatorische Schutzmaßnahmen getroffen (Verschlüsselung der Übertragung, Datensparsamkeit).
Trotz dieser Garantien kann nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze Zugriff auf Daten verlangen und dass das Schutzniveau nicht in allen Punkten dem der DSGVO entspricht. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln können Sie unter business@sayvio.de anfordern.
Alle übrigen unter Ziffer 6 genannten Empfängerkategorien verarbeiten die Daten innerhalb der Europäischen Union.
8. Cookies
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung. Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ohne Ihre Einwilligung ein.
9. Aufbewahrungsfristen
- Gesprächstranskripte: bis zu 90 Tage, sofern nicht früher gelöscht
- Kontodaten: Dauer der Geschäftsbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- Rechnungen: 10 Jahre (gesetzliche Pflicht)
10. Ihre Rechte
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: business@sayvio.de
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Die Übertragung zwischen Browser und Server erfolgt ausschließlich über TLS/HTTPS.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.