Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Florian Heiner Lammers, Westerhuesweg 25, 46348 Raesfeld, Deutschland. E-Mail: business@sayvio.de
2. Arten der verarbeiteten Daten
- Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse)
- Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Zugriffszeiten)
- Kommunikationsdaten bei Nutzung des KI-Telefonassistenten: die Sprache des Anrufers während des Gesprächs und das daraus entstehende Gesprächsprotokoll (Text)
- Rufnummer des Anrufers und die im Gespräch genannten Angaben (z. B. Name, Anschrift, Anliegen, Wunschtermin)
- Fotos und Beschreibungen, die Anrufer nach dem Gespräch über einen per SMS zugesandten Link freiwillig hochladen; sie sind nur für den Betrieb sichtbar und werden nach 30 Tagen gelöscht
- Zahlungsdaten (verarbeitet durch unseren Zahlungsdienstleister, nicht bei Sayvio gespeichert)
3. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
4. KI-Telefonassistent — Wichtige Hinweise
Bei der Nutzung unseres KI-Telefonassistenten werden Telefonanrufe verarbeitet. Anrufer werden am Gesprächsbeginn darüber informiert, dass:
- das Gespräch mit einer KI geführt wird (gemäß EU AI Act)
- vom Gespräch ein Text entsteht, der protokolliert wird
Es wird keine Tonaufnahme des Gesprächs gespeichert. Verarbeitet und aufbewahrt wird ausschließlich der Text.
Anrufer haben das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen. In diesem Fall wird das Gespräch beendet und der bis dahin entstandene Text gelöscht.
Wo verarbeitet wird: Unsere Server stehen in Deutschland. Das Gespräch selbst — das Verstehen der Sprache des Anrufers, die Antwort des Sprachmodells und die Stimme des Assistenten — führt ein spezialisierter Dienstleister für Sprachverarbeitung mit Sitz in den USA; die Verarbeitung erfolgt in dessen Rechenzentren, auch in den USA. Dabei werden die Sprache des Anrufers und das Gespräch in Echtzeit übertragen. Die Auswertung nach dem Gespräch (Zusammenfassung, Einordnung) erfolgt durch einen Auftragsverarbeiter in einem Rechenzentrum in der EU. Einzelheiten zum Drittlandtransfer finden Sie unter Ziffer 7.
5. Hosting und Infrastruktur
Unsere Dienste werden in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Der Betreiber ist nach ISO 27001 zertifiziert; mit ihm besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Schriftarten: Alle verwendeten Schriftarten werden lokal von unseren Servern ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern; bei Seitenaufruf wird keine IP-Adresse an Dritte zur Schrift-Auslieferung übertragen.
6. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Wir geben personenbezogene Daten an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter weiter, die für uns weisungsgebunden tätig sind. Es findet kein Verkauf und keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Folgende Kategorien von Empfängern sind beteiligt:
- Hosting und Rechenzentrum — Betrieb der Server und der verschlüsselten Datensicherung, Deutschland
- Datenbank und Authentifizierung — Speicherung der Konto- und Gesprächsdaten, EU-Region (Irland)
- Gesprächsführung durch KI — Verstehen der Sprache, Sprachmodell und Stimme des Assistenten, spezialisierter Dienstleister für Sprachverarbeitung, auch in den USA (siehe Ziffer 7)
- Auswertung nach dem Gespräch — Zusammenfassung und Einordnung durch KI, Rechenzentrum in der EU
- Telefonie und Rufnummern — Herstellung und Vermittlung der Telefonverbindung, Deutschland
- Zahlungsdienstleister — Abwicklung von Zahlungen (betrifft nur Geschäftskunden), EU/USA
- E-Mail-Versand — Zustellung von Benachrichtigungen und Rechnungen; Anbieter mit Sitz in den USA, Versand über die EU-Region (Irland)
- Terminbuchung — Abgleich und Anlage von Terminen, sofern vom Betrieb genutzt; je nach Betrieb Anbieter mit Sitz in den USA oder der Kalender des Betriebs in der EU (siehe Ziffer 7)
- Nachrichtenversand — Kurzmitteilungen per SMS oder WhatsApp an den Betrieb sowie per SMS an den Anrufer (z. B. Link zum Hochladen von Fotos, Terminbestätigung), sofern vom Betrieb genutzt; Anbieter mit Sitz in den USA (siehe Ziffer 7)
Die einzelnen Empfänger mit Ort und Drittlandgarantie nennen wir Ihnen auf Anfrage an business@sayvio.de.
7. Datenübermittlung in Drittländer
Folgende Teile der Verarbeitung erfolgen durch Dienstleister mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika:
- Gesprächsführung durch KI — die Sprache des Anrufers, das Gespräch und die Stimme des Assistenten werden in Echtzeit verarbeitet.
- Nachrichtenversand — sofern der von uns betreute Betrieb Benachrichtigungen per SMS oder WhatsApp erhält, etwa eine Notfall-Meldung bei Gasgeruch, Feuer oder akuter Gefahr. Übertragen werden dabei die Rufnummer des Anrufers (bei einer E-Mail die Absenderadresse), der Anlass sowie eine Kurzfassung des Anliegens. Erhält der Anrufer selbst eine SMS (Link zum Hochladen von Fotos, Terminbestätigung), werden seine Rufnummer, der Name des Betriebs und gegebenenfalls Name und Termin übertragen.
- Terminbuchung — sofern der Betrieb die Online-Terminbuchung nutzt: Name, Kontaktdaten und Wunschtermin des Anrufers.
Für diese Übermittlungen gelten die Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Grundlage je Empfänger nennen wir auf Anfrage; ergänzend werden technische und organisatorische Schutzmaßnahmen getroffen (Verschlüsselung der Übertragung, Datensparsamkeit).
Trotz dieser Maßnahmen kann nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden auf Grundlage dortiger Gesetze Zugriff auf Daten verlangen und dass das Schutzniveau nicht in allen Punkten dem der DSGVO entspricht. Nähere Auskunft erhalten Sie unter business@sayvio.de.
Die übrigen unter Ziffer 6 genannten Empfängerkategorien verarbeiten die Daten innerhalb der Europäischen Union; ausgenommen ist der Zahlungsdienstleister (nur Geschäftskunden, EU/USA).
8. Cookies
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung. Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ohne Ihre Einwilligung ein.
9. Aufbewahrungsfristen
- Gesprächstranskripte: 30 Tage
- Kontaktdaten der Anrufer (Rufnummer, Name, Anschrift) und Gesprächszusammenfassung: 90 Tage
- Gesprächsdaten beim Dienstleister für Sprachverarbeitung: 1 Tag, danach bis zu 30 Tage in dessen Datensicherungen
- Versandprotokoll von Benachrichtigungen: 90 Tage; versandter Mailtext: 30 Tage
- Datensicherungen: werden nach spätestens 6 Monaten überschrieben
- Kontodaten: Dauer der Geschäftsbeziehung + gesetzliche Aufbewahrungsfristen
- Rechnungen: 10 Jahre (gesetzliche Pflicht)
10. Ihre Rechte
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: business@sayvio.de
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Die Übertragung zwischen Browser und Server erfolgt ausschließlich über TLS/HTTPS.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen.