Was kostet ein KI-Telefonassistent wirklich? Preise, Modelle und versteckte Kosten

Zwischen 30 und mehreren hundert Euro im Monat ist am Markt alles zu finden. Woher die Unterschiede kommen, welche Preismodelle es gibt — und worauf Betriebe beim Vergleich achten sollten.

Die drei Preismodelle am Markt

Wer KI-Telefonassistenten vergleicht, trifft auf drei Modelle. Erstens die Minuten-Abrechnung: bezahlt wird nur die tatsächlich telefonierte Zeit, meist zwischen 10 und 30 Cent pro Minute. Zweitens das Abo mit Inklusivminuten: eine feste Monatsgebühr, häufig zwischen 50 und 300 Euro, mit einem Kontingent an Minuten oder Anrufen — was darüber liegt, kostet extra. Drittens Staffelpreise nach Funktionsumfang: Grundfunktionen günstig, Kalender-Anbindung, Weiterleitung oder mehrere Standorte als Aufpreis.

Keines der Modelle ist per se besser. Entscheidend ist das eigene Anrufaufkommen: Ein Betrieb mit zwanzig Anrufen am Tag fährt mit einem Abo oft günstiger, ein Betrieb mit fünf Anrufen zahlt bei Minutenabrechnung nur, was er wirklich nutzt.

Die Beispielrechnung

Ein typischer Handwerksbetrieb verpasst heute vielleicht zwei bis drei Anrufe am Tag, die der Assistent künftig annimmt — dazu kommen Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten. Rechnen wir mit fünf übernommenen Anrufen täglich zu je zwei Minuten: Das sind rund 220 Minuten im Monat. Bei einer Minuten-Abrechnung zu 15 Cent wären das etwa 33 Euro, bei einem Einstiegs-Abo mit 500 Inklusivminuten je nach Anbieter 50 bis 100 Euro. Beides liegt unter einer einzigen Stunde Büroaushilfe. Die Frage ist deshalb selten, ob es sich rechnet — sondern ab welchem Anrufaufkommen das Abo günstiger wird als die Minute.

Die versteckten Kosten, nach denen niemand fragt

Der Listenpreis ist nur die halbe Wahrheit. Vier Posten lohnen die Nachfrage:

• Einrichtungsgebühren — manche Anbieter verlangen einmalig dreistellige Beträge fürs Aufsetzen.
• Mindestlaufzeiten — ein Jahresvertrag bindet, bevor man weiß, ob die Qualität stimmt.
• Aufpreise für Selbstverständliches — Gesprächszusammenfassungen, Kalender-Anbindung oder eine zweite Rufnummer sollten keine Zusatzmodule sein.
• Telefonie-Kosten — bei manchen Anbietern kommen die Kosten der eigentlichen Telefonleitung noch obendrauf.

Woran man ein faires Angebot erkennt

Drei Merkmale sprechen für einen fairen Anbieter. Erstens Transparenz: Der Preis steht öffentlich auf der Website, nicht erst im Verkaufsgespräch. Zweitens Kündbarkeit: Monatlich kündbar heißt, der Anbieter muss jeden Monat aufs Neue überzeugen — das diszipliniert. Drittens ein Test ohne Risiko: Wer von seinem Produkt überzeugt ist, lässt Betriebe erst ausprobieren und dann entscheiden.

Und was kostet es bei Sayvio?

Wir machen es kurz, weil wir zu den Anbietern gehören wollen, die man nicht lange fragen muss: drei Stufen mit demselben Funktionsumfang — Starter 99 Euro für 500 Gesprächsminuten, Professional 199 Euro für 1.500 Minuten, Premium 449 Euro für 3.500 Minuten, jeweils im Monat. Der erste Monat ist kostenlos, gekündigt wird monatlich. Die Stufen unterscheiden sich in der Menge, nicht im Können: Zusammenfassung per E-Mail, Kalender-Anbindung und Notfall-Erkennung sind überall enthalten, es gibt keine Einrichtungsgebühr und keine Zusatzmodule für Selbstverständliches. Wird das Kontingent erreicht, schalten wir nicht ab — wir melden uns, bevor Mehrkosten entstehen; darüber hinausgehende Minuten kosten 12 Cent. Gehostet in Deutschland, Sprachverständnis und KI-Verarbeitung in der EU.

Der Vergleich, der wirklich zählt

Ein Telefonassistent konkurriert selten mit einem anderen Telefonassistenten. Er konkurriert mit den drei Wegen, die ein Betrieb heute schon geht — und die haben auch einen Preis, er steht nur nirgends.

• **Der Anrufbeantworter** kostet nichts und fängt fast nichts auf. Die meisten Anrufer legen bei der Ansage auf; wer spricht, hinterlässt einen Namen und eine halbe Nummer.
• **Eine Bürokraft**, auch stundenweise, kostet ein Vielfaches — und ist mittags nicht da, im Urlaub nicht und um 19 Uhr auch nicht.
• **Ein Telefonservice mit Menschen** liegt je nach Aufkommen zwischen beidem. Er kann improvisieren, kennt aber Ihr Fach nicht: was am Ende ankommt, ist oft ein Name und eine Nummer — also das, was auch auf dem Band gelandet wäre.

**Gegen diese drei ist zu rechnen**, nicht gegen die Preisliste eines Wettbewerbers. Und in dieser Rechnung ist der Assistent selten der teuerste — er ist meistens der einzige, der rund um die Uhr dasselbe tut.

Die Abgrenzung im Einzelnen: KI-Assistent oder Telefonservice — der ehrliche Vergleich.

Was der erste Monat wirklich beweist

Fast alle Anbieter werben mit einem kostenlosen Probemonat, und fast alle Betriebe nutzen ihn falsch: Sie richten ihn ein, machen zwei Testanrufe und warten ab.

🔴 **Ein Probemonat ohne Rufumleitung beweist nichts.** Solange die Nummer, die Ihre Kunden seit Jahren wählen, nicht auf den Assistenten zeigt, kommen dort nur Ihre eigenen Testanrufe an — und ein paar Werbeanrufer. Am Ende des Monats hat man vier Anrufe gesehen und weiß so viel wie vorher.

Ein Probemonat misst nicht das Produkt. Er misst, ob die Anrufe ankommen.

**Was ein Probemonat beantworten kann**, wenn er richtig aufgesetzt ist: Wie viele Anrufe kommen außerhalb der Bürozeit? Wie viele sind Werbung? Und — die Frage, um die es eigentlich geht — wie viele Rückrufe konnten Sie führen, ohne vorher nachfragen zu müssen, worum es geht?

Das sind drei Zahlen, die vorher niemand hat. Sie sind mehr wert als der Monat kostenlos ist.

🔴 Die Rechnung, die niemand aufmacht

Alle Vergleiche drehen sich um die Monatsgebühr. Die interessantere Zahl steht auf der anderen Seite: **was kostet ein Auftrag, der nicht zustande kommt?**

Diese Zahl kennt jeder Betrieb — es ist sein durchschnittlicher Auftragswert. Ein Heizungstausch, eine Elektroinstallation, eine Reparatur mit Anfahrt: bei den meisten Handwerksbetrieben liegt ein einziger davon über dem **Jahrespreis** eines Telefonassistenten.

Wer vergleicht, sollte nicht fragen „was kostet das im Monat“, sondern „wie viele Aufträge müssen dadurch zustande kommen, damit es sich trägt“.

Die Antwort ist bei fast allen dieselbe: **einer im Quartal.** Und das ist eine Zahl, die man nicht schätzen muss — man kann sie messen, indem man zwei Wochen lang die verpassten Anrufe zählt.

Die fünf Fragen an jeden Anbieter

Nicht „was kostet es“, sondern diese fünf. Sie kosten fünf Minuten und trennen die Angebote schneller als jede Tabelle.

1. **Was passiert, wenn ich die Inklusivminuten überschreite?** Abschalten, Aufpreis oder stillschweigend weiter? Die Antwort sagt am meisten über den Anbieter.
2. **Gibt es eine Einrichtungsgebühr?** Sie wird vor der ersten Erfahrung fällig — man zahlt für ein Versprechen.
3. **Sind die Telefonkosten enthalten?** Wenn nicht, stimmt jeder Vergleich nicht mehr.
4. **Welche Funktionen kosten extra?** Zusammenfassung, Kalender, zweite Rufnummer: das sind keine Zusatzmodule, das ist das Produkt.
5. **Wie komme ich wieder raus?** Monatlich kündbar heißt, der Anbieter muss jeden Monat neu überzeugen. Das diszipliniert ihn und schützt Sie.

Was der Preis über den Anbieter verrät

**Sehr billig** — unter etwa 40 Euro im Monat — bedeutet fast immer eines von zweien: ein sehr kleines Minutenkontingent, oder ein Produkt, das mitschreibt statt zu erfassen. Beides kann richtig sein, wenn man es weiß.

**Sehr teuer** — vierstellig — ist bei Anbietern üblich, die für große Callcenter gebaut sind. Deren Funktionsumfang zahlt ein Handwerksbetrieb mit, ohne ihn zu brauchen.

**Kein Preis auf der Website** ist die aussagekräftigste Angabe von allen. Wer den Preis erst im Gespräch nennt, macht ihn davon abhängig, wie das Gespräch läuft.

Ein Preis, den man erfragen muss, ist kein Preis. Er ist eine Verhandlungsposition.

Fazit

Ein KI-Telefonassistent kostet einen Bruchteil dessen, was die verpassten Anrufe kosten, die er auffängt. Wichtiger als der Preis ist die Preisstruktur: transparent, monatlich kündbar, ohne versteckte Posten. Wer vergleicht, sollte nicht fragen „Was kostet das im Monat?“, sondern „Was kostet mich ein verpasster Auftrag?“ — die Antwort macht die Entscheidung meist einfach. Ausprobieren lässt sich Sayvio unverbindlich: sayvio.de.